Lohnabrechnung verstehen: Was steht wo auf dem Gehaltszettel?
Berufstätige bekommen sie jeden Monat: die Lohnabrechnung oder auch Gehaltsabrechnung. Gehören Sie auch zu den Leuten, die nur auf den Auszahlungsbetrag schauen, sich über die Differenz zwischen Brutto- und Nettogehalt ärgern und die Seite einfach abheften? Lassen Sie sich nicht abschrecken und schauen Sie mal genauer hin. Denn nur wenn Sie sich auskennen, können Sie auch beurteilen, ob mit Ihrer Abrechnung alles seine Richtigkeit hat. Und so schwer ist es gar nicht: Wir helfen Ihnen, Ihre Gehaltsabrechnung zu verstehen.
Themen in diesem Artikel
Aufbau einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung
Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Verdienstabrechnung, Lohnzettel oder Entgeltabrechnung: Es gibt verschiedene Namen für die Abrechnung, die ein Arbeitgeber laut Gesetz monatlich für seine Mitarbeitenden ausstellen muss. Streng genommen gibt es einen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt und damit auch zwischen Lohn- und Gehaltszettel (siehe folgenden Kasten). Aber der Einfachheit halber verwenden wir in diesem Ratgeber die verschiedenen Begriffe synonym, also so, als hätten sie die genau gleiche Bedeutung.
Was mindestens in dieser Abrechnung stehen muss, ist ebenfalls gesetzlich festgelegt, und zwar in § 108 der Gewerbeordnung (GewO). Doch trotz dieser Vorgaben sehen nicht alle Gehaltsabrechnungen gleich aus. Der Grund dafür ist einfach: Nicht alle Arbeitgeber nutzen die gleiche Software. Inhaltlich unterscheiden sie sich dagegen sehr wenig.
Unterschied Lohn und Gehalt
Auch wenn die Abrechnungen nicht groß voneinander abweichen, gibt es doch Unterschiede zwischen Lohn und Gehalt:
- Gehalt wird jeden Monat in gleicher Höhe gezahlt.
- Lohn basiert dagegen auf einem vereinbarten Stundenlohn. Für das monatliche Bruttoeinkommen erfasst man die geleisteten Arbeitsstunden und multipliziert sie mit dem Stundenlohn des*der Arbeitnehmer*in. Der Lohn kann also jeden Monat anders ausfallen.
- Auf einer Lohnabrechnung erscheinen daher die Spalten „Anzahl“, „Satz“ und „Faktor“. Letzterer ist wichtig, wenn Teile der Bezahlung nicht steuerpflichtig sind. Das ist zum Beispiel bei Sonn- und Feiertagsarbeit der Fall.
Jede Lohnabrechnung lässt sich in einen Kopfteil, einen Hauptteil und einen Schlussteil gliedern.
Kopfteil
Im Kopfteil der Abrechnung stehen allgemeine und persönliche Angaben:
- Name und Adresse des Arbeitgebers
- Name, Adresse und Geburtsdatum des*der Mitarbeitenden
- Steuerklasse und Steuer-ID
- gegebenenfalls (Kinder-)Freibeträge
- Sozialversicherungsnummer
- Name der Krankenversicherung
- Religionszugehörigkeit
- Einstellungsdatum und gegebenenfalls Austrittsdatum
- Abrechnungszeitraum
- Urlaubstage
Tipp: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Prüfen Sie daher auch die „Standardangaben“ regelmäßig:
- Die Lohnsteuerklasse ändert sich zum Beispiel bei Heirat, Scheidung oder Tod des*der Ehepartner*in oder wenn Kinder geboren werden.
- Freibeträge müssen jedes Jahr neu beantragt werden; sie werden nicht automatisch übernommen.
- Ist der Kinderfreibetrag korrekt? Er richtet sich nach Alter, Ausbildung und Berufstätigkeit des Kindes.
Video: Was ist das Nettoeinkommen?
Hauptteil
Der Hauptteil der Abrechnung ist der interessantere, denn da geht es ums Geld. Er besteht aus drei Teilen. Der obere Teil zeigt, wie sich Ihr Gesamt-Bruttogehalt zusammensetzt. Im zweiten Teil folgen die eher unerfreulichen Abzüge der Steuern und Sozialabgaben von Ihrem Bruttolohn beziehungsweise Bruttogehalt.
Und so wird aus Ihrem Bruttolohn oder -gehalt der Auszahlungsbetrag, der schlussendlich auf Ihrem Konto landet (= Nettobetrag):
| Lohn- oder Gehaltsabrechnung |
|---|
| Bruttolohn oder -gehalt |
| + Urlaubsgeld |
| + Weihnachtsgeld |
| + Feiertagszuschläge |
| + Geldwerte Sachbezüge wie Dienstwagen, Diensthandy, Firmenlaptop und anderes |
| + Vermögenswirksame Leistungen + Betriebliche Altersvorsorge, die der Arbeitgeber zahlt |
| = Gesamtbrutto |
| – Lohnsteuer |
| – Solidaritätszuschlag |
| – Kirchensteuer |
| – Krankenversicherung |
| – Rentenversicherung |
| – Arbeitslosenversicherung |
| – Pflegeversicherung |
| = Nettolohn oder -gehalt |
| – vermögenswirksame Leistungen, die direkt auf Ihren (Bau-)Sparvertrag abgeführt werden |
| – gegebenenfalls Vorschüsse |
| – Sachbezüge (beispielsweise Dienstwagen, Diensthandy, Essenszuschüsse) |
| – persönliche Abzüge wie Arbeitgeberdarlehen, Pfändungen oder Abschlagszahlungen |
| + sozialversicherungs- und steuerfreie Aufwandsentschädigungen (beispielsweise Reisekosten) |
| = Auszahlungsbetrag |
Die einzelnen Bestandteile des Gesamtbruttos enthalten jeweils auch einen Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht, meist in Spalten, die mit St (Steuer-Brutto) oder SV (Sozialversicherungs-Brutto) überschrieben sind. Nicht alle Gehaltsbestandteile sind gleichermaßen steuer- und sozialversicherungspflichtig. Daher kann auf Ihrer Abrechnung neben dem Gesamt-Bruttobetrag auch ein abweichendes Steuer-Brutto und/oder Sozialversicherungs-Brutto ausgewiesen sein. Steuer-Brutto ist dann die Basis, auf der Ihre Steuerlast berechnet wird. Auf Grundlage des Sozialversicherungs-Bruttos werden Ihre Sozialabgaben berechnet.
Beispiel 1: Ihr Arbeitgeber zahlt Ihnen neben dem Gehalt auch einen monatlichen Zuschuss von 20 Euro zu einem Fitnessclub. Dieser „geldwerte Vorteil“ muss nicht versteuert werden, bei der Berechnung der Sozialabgaben zählt er aber mit. Das heißt: Wenn Ihr normales Bruttogehalt 3.000 Euro beträgt, steht in diesem Fall auf Ihrer Abrechnung ein Gesamt-Bruttobetrag von 3.020 Euro, ein Sozialversicherungs-Brutto von ebenfalls 3.020 Euro, aber ein Steuer-Brutto von nur 3.000 Euro.
Beispiel 2: Ein Zuschuss zum Jobticket von 25 Euro ist weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig. Wenn wir wieder von einem Bruttogehalt von 3.000 Euro ausgehen, erscheint auf der Abrechnung ein Gesamt-Bruttobetrag von 3.025 Euro. Steuer-Brutto und Sozialversicherungs-Brutto belaufen sich beide nur auf 3.000 Euro.
Schlussteil
Der Auszahlungsbetrag stellt sozusagen den krönenden Abschluss Ihrer Gehaltsabrechnung dar. Daneben finden Sie an dieser Stelle oft Ihre Bankverbindung sowie den Teil der Sozialversicherungen, den Ihr Arbeitgeber für Sie leistet. Diese bilden zusammen mit Ihrem Bruttolohn die Gesamtkosten, die Ihr Arbeitgeber für Sie zahlt.
Zu guter Letzt stehen in der Fußzeile Erläuterungen zu den genutzten Abkürzungen und die gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangabe, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde.
Kürzel auf der Lohnabrechnung
Neben vielen Zahlen finden sich auf Ihrer Abrechnung auch viele Kürzel, deren Sinn sich nicht so ohne Weiteres erschließt. Damit Sie Ihre Gehaltsabrechnung besser verstehen, hier eine Auflistung der wichtigsten Abkürzungen:
| A | Abfindung | Einmalige Zahlung im Falle einer Kündigung |
| AV | Arbeitslosenversicherung | |
| BGRS | Beitragsgruppenschlüssel | Wichtig für die Lohnbuchhaltung zur Ermittlung der Beitragspflicht zur Sozialversicherung |
| E | Einmalbezug | Unregelmäßige Zahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld |
| EZ | Einmalzahlung | Nur bei Beschäftigten im Öffentlichen Dienst |
| F | Frei | Der Betrag ist nicht steuer- bzw. sozialversicherungspflichtig. |
| GB | Gesamtbrutto | |
| H | Hinzurechnungsbetrag | Bei mehr als einem Arbeitsverhältnis, um zu hohe steuerliche Belastung zu verhindern. Muss beim Finanzamt über das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren angemeldet werden. |
| J | Bestandteil des Gesamtbruttos | Weist alle Beträge aus, die zum Gesamtbrutto zählen |
| Ki.Frbtr. | Kinderfreibetrag | Wird vom Einkommen abgezogen und mindert so die Steuerlast |
| KiSt | Kirchensteuer | |
| KK | Krankenkasse | |
| KK% | Krankenkassenbeitrag inkl. Zusatzbeitrag | |
| KV | Krankenversicherung | |
| L | Laufender Bezug | Alle regelmäßigen Zahlungen im Gegensatz zu Einmalzahlungen. Darunter fallen auch Zahlungen, die in der Höhe schwanken, z. B. Provisionen. |
| LSt | Lohnsteuer | |
| M | Mehrjährige Versteuerung | Wird angewendet bei Tätigkeiten über 12 Monate hinaus, wenn ansonsten die Besteuerung als sonstiger Bezug teurer wäre |
| N | Nachberechnung | Kann vorkommen, wenn bei der vorigen Abrechnung Fehler gemacht wurden |
| P | Pauschalbesteuerung oder Pauschalierung | Alternativ zu F |
| MFB | Mehrfachbeschäftigung | Arbeitnehmer*in ist gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt |
| PGRS | Personengruppenschlüssel | Besonderheiten des Beschäftigungsverhältnisses wie Festanstellung, Praktikum oder Ausbildung |
| PV | Pflegeversicherung | |
| RV | Rentenversicherung | |
| S | Sonstiger Bezug | Siehe Einmalbezug |
| St | Steuer-Brutto | |
| Steuer-ID | Persönliche Steuer-Identifikationsnummer | Elfstellige Nummer, die jede*r Bundesbürger*in dauerhaft vom zuständigen Finanzamt zugeteilt bekommt. |
| StKl | Steuerklasse | |
| SV | Sozialversicherung | Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung |
| UM | Umlageverfahren | Dient der Finanzierung der Sozialversicherungen |
| V | Vorjahr | Bezieht sich auf das Vorjahr der aktuellen Anstellung |
| VKZ | Verarbeitungskennzeichen | Nur für interne Buchhaltung des Arbeitgebers |
| W | Wertguthaben | Z. B. Zeitwertkonto oder Arbeitszeitkonto für spätere Freistellungen wie Vorruhestand oder Elternzeit |
| Z | Einschlägiger Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose | Wer keine eigenen Kinder hat, muss diesen Zuschlag zusätzlich zur regulären Pflegeversicherung zahlen. |
| ZB | Zusatzbeitrag | Zusatzbeitrag, den Krankenkassen erheben dürfen |
