Junges Paar sitzt auf dem Sofa sitzend und betrachtet zweifelnd seine Lohnabrechnung
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Lohnabrechnung verstehen: Was steht wo auf dem Gehaltszettel?

Dagmar Sörensen
von Dagmar Sörensen, 06.05.2021

Berufstätige bekommen sie jeden Monat: die Lohnabrechnung oder auch Gehaltsabrechnung. Gehören Sie auch zu den Leuten, die nur auf den Auszahlungsbetrag schauen, sich über die Differenz zwischen Brutto- und Nettogehalt ärgern und die Seite einfach abheften? Lassen Sie sich nicht abschrecken und schauen Sie mal genauer hin. Denn nur wenn Sie sich auskennen, können Sie auch beurteilen, ob mit Ihrer Abrechnung alles seine Richtigkeit hat. Und so schwer ist es gar nicht: Wir helfen Ihnen, Ihre Gehaltsabrechnung zu verstehen.

Themen in diesem Artikel

Aufbau einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung

Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Verdienstabrechnung, Lohnzettel oder Entgeltabrechnung: Es gibt verschiedene Namen für die Abrechnung, die ein Arbeitgeber laut Gesetz monatlich für seine Mitarbeitenden ausstellen muss. Streng genommen gibt es einen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt und damit auch zwischen Lohn- und Gehaltszettel (siehe folgenden Kasten). Aber der Einfachheit halber verwenden wir in diesem Ratgeber die verschiedenen Begriffe synonym, also so, als hätten sie die genau gleiche Bedeutung.

Was mindestens in dieser Abrechnung stehen muss, ist ebenfalls gesetzlich festgelegt, und zwar in § 108 der Gewerbeordnung (GewO). Doch trotz dieser Vorgaben sehen nicht alle Gehaltsabrechnungen gleich aus. Der Grund dafür ist einfach: Nicht alle Arbeitgeber nutzen die gleiche Software. Inhaltlich unterscheiden sie sich dagegen sehr wenig.

Unterschied Lohn und Gehalt

Unterschied Lohn und Gehalt

Auch wenn die Abrechnungen nicht groß voneinander abweichen, gibt es doch Unterschiede zwischen Lohn und Gehalt:

  • Gehalt wird jeden Monat in gleicher Höhe gezahlt. 
  • Lohn basiert dagegen auf einem vereinbarten Stundenlohn. Für das monatliche Bruttoeinkommen erfasst man die geleisteten Arbeitsstunden und multipliziert sie mit dem Stundenlohn des*der Arbeitnehmer*in. Der Lohn kann also jeden Monat anders ausfallen.
  • Auf einer Lohnabrechnung erscheinen daher die Spalten „Anzahl“, „Satz“ und „Faktor“. Letzterer ist wichtig, wenn Teile der Bezahlung nicht steuerpflichtig sind. Das ist zum Beispiel bei Sonn- und Feiertagsarbeit der Fall. 

Jede Lohnabrechnung lässt sich in einen Kopfteil, einen Hauptteil und einen Schlussteil gliedern.

Kopfteil

Im Kopfteil der Abrechnung stehen allgemeine und persönliche Angaben:

  • Name und Adresse des Arbeitgebers
  • Name, Adresse und Geburtsdatum des*der Mitarbeitenden
  • Steuerklasse und Steuer-ID
  • gegebenenfalls (Kinder-)Freibeträge
  • Sozialversicherungsnummer
  • Name der Krankenversicherung
  • Religionszugehörigkeit
  • Einstellungsdatum und gegebenenfalls Austrittsdatum
  • Abrechnungszeitraum
  • Urlaubstage

Tipp: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Prüfen Sie daher auch die „Standardangaben“ regelmäßig:

  • Die Lohnsteuerklasse ändert sich zum Beispiel bei Heirat, Scheidung oder Tod des*der Ehepartner*in oder wenn Kinder geboren werden.
  • Freibeträge müssen jedes Jahr neu beantragt werden; sie werden nicht automatisch übernommen. 
  • Ist der Kinderfreibetrag korrekt? Er richtet sich nach Alter, Ausbildung und Berufstätigkeit des Kindes.

Hauptteil

Der Hauptteil der Abrechnung ist der interessantere, denn da geht es ums Geld. Er besteht aus drei Teilen. Der obere Teil zeigt, wie sich Ihr Gesamt-Bruttogehalt zusammensetzt. Im zweiten Teil folgen die eher unerfreulichen Abzüge der Steuern und Sozialabgaben von Ihrem Bruttolohn beziehungsweise Bruttogehalt. 

Und so wird aus Ihrem Bruttolohn oder -gehalt der Auszahlungsbetrag, der schlussendlich auf Ihrem Konto landet (= Nettobetrag): 

Lohn- oder Gehaltsabrechnung
Bruttolohn oder -gehalt
+ Urlaubsgeld
+ Weihnachtsgeld
+ Feiertagszuschläge
+ Geldwerte Sachbezüge wie Dienstwagen, Diensthandy, Firmenlaptop und anderes
+ Vermögenswirksame Leistungen + Betriebliche Altersvorsorge, die der Arbeitgeber zahlt
= Gesamtbrutto
– Lohnsteuer
– Solidaritätszuschlag
– Kirchensteuer
– Krankenversicherung
 – Rentenversicherung
– Arbeitslosenversicherung
– Pflegeversicherung
= Nettolohn oder -gehalt
– vermögenswirksame Leistungen, die direkt auf Ihren (Bau-)Sparvertrag abgeführt werden
– gegebenenfalls Vorschüsse
– Sachbezüge (beispielsweise Dienstwagen, Diensthandy, Essenszuschüsse)
– persönliche Abzüge wie Arbeitgeberdarlehen, Pfändungen oder Abschlagszahlungen
+ sozialversicherungs- und steuerfreie Aufwandsentschädigungen (beispielsweise Reisekosten)
= Auszahlungsbetrag

Die einzelnen Bestandteile des Gesamtbruttos enthalten jeweils auch einen Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht, meist in Spalten, die mit St (Steuer-Brutto) oder SV (Sozialversicherungs-Brutto) überschrieben sind. Nicht alle Gehaltsbestandteile sind gleichermaßen steuer- und sozialversicherungspflichtig. Daher kann auf Ihrer Abrechnung neben dem Gesamt-Bruttobetrag auch ein abweichendes Steuer-Brutto und/oder Sozialversicherungs-Brutto ausgewiesen sein. Steuer-Brutto ist dann die Basis, auf der Ihre Steuerlast berechnet wird. Auf Grundlage des Sozialversicherungs-Bruttos werden Ihre Sozialabgaben berechnet.

Beispiel 1: Ihr Arbeitgeber zahlt Ihnen neben dem Gehalt auch einen monatlichen Zuschuss von 20 Euro zu einem Fitnessclub. Dieser „geldwerte Vorteil“ muss nicht versteuert werden, bei der Berechnung der Sozialabgaben zählt er aber mit. Das heißt: Wenn Ihr normales Bruttogehalt 3.000 Euro beträgt, steht in diesem Fall auf Ihrer Abrechnung ein Gesamt-Bruttobetrag von 3.020 Euro, ein Sozialversicherungs-Brutto von ebenfalls 3.020 Euro, aber ein Steuer-Brutto von nur 3.000 Euro.

Beispiel 2: Ein Zuschuss zum Jobticket von 25 Euro ist weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig. Wenn wir wieder von einem Bruttogehalt von 3.000 Euro ausgehen, erscheint auf der Abrechnung ein Gesamt-Bruttobetrag von 3.025 Euro. Steuer-Brutto und Sozialversicherungs-Brutto belaufen sich beide nur auf 3.000 Euro.

Schlussteil

Der Auszahlungsbetrag stellt sozusagen den krönenden Abschluss Ihrer Gehaltsabrechnung dar. Daneben finden Sie an dieser Stelle oft Ihre Bankverbindung sowie den Teil der Sozialversicherungen, den Ihr Arbeitgeber für Sie leistet. Diese bilden zusammen mit Ihrem Bruttolohn die Gesamtkosten, die Ihr Arbeitgeber für Sie zahlt.

Zu guter Letzt stehen in der Fußzeile Erläuterungen zu den genutzten Abkürzungen und die gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangabe, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde.

Junge Frau trainiert im Fitnessstudio auf dem Laufband
© istock/EmirMemedovski/2018  Arbeitgeberzuschüsse zum Fitnessstudio erscheinen ebenfalls in der Gehaltsabrechnung.

Kürzel auf der Lohnabrechnung

Neben vielen Zahlen finden sich auf Ihrer Abrechnung auch viele Kürzel, deren Sinn sich nicht so ohne Weiteres erschließt. Damit Sie Ihre Gehaltsabrechnung besser verstehen, hier eine Auflistung der wichtigsten Abkürzungen:

AAbfindungEinmalige Zahlung im Falle einer Kündigung
AVArbeitslosenversicherung 
BGRSBeitragsgruppenschlüsselWichtig für die Lohnbuchhaltung zur Ermittlung der Beitragspflicht zur Sozialversicherung
EEinmalbezugUnregelmäßige Zahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld
EZEinmalzahlungNur bei Beschäftigten im Öffentlichen Dienst
FFreiDer Betrag ist nicht steuer- bzw. sozialversicherungspflichtig. 
GBGesamtbrutto 
HHinzurechnungsbetragBei mehr als einem Arbeitsverhältnis, um zu hohe steuerliche Belastung zu verhindern. Muss beim Finanzamt über das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren angemeldet werden.
JBestandteil des GesamtbruttosWeist alle Beträge aus, die zum Gesamtbrutto zählen
Ki.Frbtr.KinderfreibetragWird vom Einkommen abgezogen und mindert so die Steuerlast
KiStKirchensteuer 
KKKrankenkasse 
KK%Krankenkassenbeitrag inkl. Zusatzbeitrag 
KVKrankenversicherung 
LLaufender BezugAlle regelmäßigen Zahlungen im Gegensatz zu Einmalzahlungen. Darunter fallen auch Zahlungen, die in der Höhe schwanken, z. B. Provisionen.
LStLohnsteuer 
MMehrjährige VersteuerungWird angewendet bei Tätigkeiten über 12 Monate hinaus, wenn ansonsten die Besteuerung als sonstiger Bezug teurer wäre
NNachberechnungKann vorkommen, wenn bei der vorigen Abrechnung Fehler gemacht wurden
PPauschalbesteuerung oder PauschalierungAlternativ zu F
MFBMehrfachbeschäftigungArbeitnehmer*in ist gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt
PGRSPersonengruppenschlüsselBesonderheiten des Beschäftigungsverhältnisses wie Festanstellung, Praktikum oder Ausbildung
PVPflegeversicherung 
RVRentenversicherung 
SSonstiger BezugSiehe Einmalbezug
StSteuer-Brutto 
Steuer-IDPersönliche Steuer-IdentifikationsnummerElfstellige Nummer, die jede*r Bundesbürger*in dauerhaft vom zuständigen Finanzamt zugeteilt bekommt.
StKlSteuerklasse 
SVSozialversicherungKrankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung
UMUmlageverfahrenDient der Finanzierung der Sozialversicherungen
VVorjahrBezieht sich auf das Vorjahr der aktuellen Anstellung
VKZVerarbeitungskennzeichenNur für interne Buchhaltung des Arbeitgebers
WWertguthabenZ. B. Zeitwertkonto oder Arbeitszeitkonto für spätere Freistellungen wie Vorruhestand oder Elternzeit
ZEinschlägiger Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für KinderloseWer keine eigenen Kinder hat, muss diesen Zuschlag zusätzlich zur regulären Pflegeversicherung zahlen.
ZBZusatzbeitragZusatzbeitrag, den Krankenkassen erheben dürfen

 

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