Gehaltsnachweis: Was steht drin & wann braucht man ihn?
Die Wohnungsbesichtigung läuft gut: Die Wohnung ist toll, die Konkurrenz überschaubar und deine Unterlagen samt den letzten Gehaltsabrechnungen hast du natürlich schon vorbereitet in der Tasche. Doch das reicht dem Makler nicht. Er verlangt einen Gehaltsnachweis. Du fragst dich, was das soll? Die KlarMacher erklären, was es damit auf sich hat, wozu die Verdienstbescheinigung sonst noch gut ist und wie du das Dokument bekommst.
Themen in diesem Artikel
- Was ist ein Gehaltsnachweis?
- Wann brauche ich einen Gehaltsnachweis?
- Warum reicht die Gehaltsabrechnung manchmal nicht aus?
- Woher bekomme ich einen Gehaltsnachweis?
- Wie kommen Selbstständige an einen Gehaltsnachweis?
Auf den Punkt
- Gehaltsnachweis ist nicht gleich Gehaltsabrechnung. Häufig werden Gehaltsabrechnungen jedoch als Gehaltsnachweis akzeptiert.
- Ein Gehaltsnachweis ist aussagekräftiger als eine Gehaltsabrechnung.
- Arbeitgeber sind verpflichtet, auf Nachfrage Gehaltsnachweise auszustellen.
- Selbstständige können alternativ BWA, Einkommensteuerbescheide oder Jahresabschlüsse vorlegen.
Was ist ein Gehaltsnachweis?
Theoretisch kannst du dein Gehalt auch durch deine monatliche Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber nachweisen. Doch ein Gehaltsnachweis ist eigentlich eine eigens ausgestellte Verdienstbescheinigung. Ein solches Dokument ist aussagekräftiger als die Gehaltsabrechnung, deshalb bestehen manche Empfänger*innen darauf.
Allzu groß sind die Unterschiede zwischen den beiden Dokumenten nicht. Auf beiden steht das monatliche Bruttogehalt, anfallende Abzüge und daraus resultierend das Nettogehalt. Der Gehaltsnachweis, mitunter auch Verdienstnachweis, Gehaltsbescheinigung oder Entgeltnachweis genannt, kann aber noch einige zusätzliche Informationen enthalten, zum Beispiel ...
- zur Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Wenn du schon lange im Unternehmen bist, wird das als sichererer Job gewertet.
- zu zusätzlichen Bezügen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld.
- über mögliche Sonderzulagen wie Spesen oder Nachtzuschläge.
- Jahressummen. Daraus lassen sich Sonderzahlungen unter Umständen ebenfalls ableiten.
- zu bereits vereinbarten Gehaltserhöhungen.
- Aufrolldifferenzen. Manchmal ist das genannte Monatsgehalt nur bedingt aussagekräftig. Zum Beispiel, wenn zum angegebenen Gehalt noch Bonuszahlungen hinzukommen, die jedoch erst später abgerechnet werden. Andersherum kann der angegebene Betrag auch höher sein als das übliche Monatsgehalt. Buchhalterisch sind solche Abweichungen aufgrund der Auswirkungen auf Steuern und Sozialabgaben halbwegs kompliziert, deshalb wird hier mit der Aufrolldifferenz gearbeitet. Hinter dem komplizierten Konstrukt steckt also vereinfacht gesagt eine Korrektur des angegebenen Gehalts nach oben oder unten.
Video: Nettogehalt: Was wirklich auf deinem Konto landet
Gehaltsnachweis oder Einkommensnachweis – gibt es Unterschiede?
Die beiden Begriffe werden häufig synonym verwendet. Nachvollziehbar, denn in vielen Fällen beschränken sich die eigenen Einkünfte auf das Gehalt. Zum Einkommen können aber andere Einnahmen hinzukommen, zum Beispiel Mieteinkünfte, Renten oder Unterhalt. Deshalb kann ein Einkommensnachweis mehr Positionen umfassen und dementsprechend höher ausfallen.
Wann brauche ich einen Gehaltsnachweis?
Immer dann, um zu belegen, wie viel du verdienst. In den meisten Fällen wollen sich die Empfänger*innen des Dokuments davon überzeugen, dass du ausreichend zahlungskräftig bist - im Fachdeutsch heißt das, dass du eine gute Bonität vorweisen kannst. Doch auch der umgekehrte Fall ist möglich: Du musst nachweisen, dass du nicht zu viel verdienst – beispielsweise, wenn es um den Anspruch auf bestimmte Förderleistungen geht.
Typische Situationen, in denen du ein Gehaltsnachweis vorlegen musst:
- bei der Wohnungssuche
- bei einem Kreditantrag
- beim Beantragen einkommensabhängiger staatlicher Leistungen wie Wohngeld und Kinderzuschlag oder wenn Ihr Kind BAföG beantragt.
- bei der Berechnung des Kindesunterhalts
Warum reicht die Gehaltsabrechnung manchmal nicht aus?
Wie erwähnt enthält der Gehaltsnachweis oft etwas detailliertere Angaben. Im Gegensatz zu automatisch generierten Gehaltsabrechnungen werden Gehaltsnachweise in der Regel vom Arbeitgeber mit Datumsangabe unterzeichnet. Darum gelten sie als fälschungssicherer und verlässlicher.
In der Praxis genügt es trotzdem oft, das monatliche Einkommen durch die Gehaltsabrechnung zu belegen. Wenn potenzielle Mieter*innen ihre letzten drei Gehaltsabrechnungen vorlegen, reicht das oft als Einkommensnachweis für die Vermieter*innen aus. Gleiches gilt auch für viele Banken: Längst nicht alle vergeben Kredite nur mit Gehaltsnachweis im eigentlichen Sinn. Meist musst du dem Kreditantrag nur die letzten drei Gehaltsabrechnungen beilegen.
Woher bekomme ich einen Gehaltsnachweis?
Einen Gehaltsnachweis erhältst du von deinem Arbeitgeber. Anders als die monatliche Lohnabrechnung und die jährliche Lohnsteuerbescheinigung wird dieses Dokument nicht automatisch erstellt, sondern nur auf Nachfrage. In der Regel bist du in der Personalabteilung oder die Lohnbuchhaltung richtig. Verweigern darf dir dein Arbeitgeber eine solche Bescheinigung nicht.
Wenn du einen Gehaltsnachweis für den Antrag auf staatliche Leistungen brauchst, gibt es dafür meist schon vorgefertigte Formulare, zum Beispiel
- von der Familienkasse für den Kinderzuschlag,
- vom Bildungsministerium für den BAföG-Antrag,
- und von den örtlichen Behörden für den Antrag auf Wohngeld.
Wie kommen Selbstständige an einen Gehaltsnachweis?
Wer als Selbstständige*r einen Gehaltsnachweis vorlegen muss, hat es etwas schwerer. Schließlich gibt es keinen festen Betrag, der zuverlässig am Ende eines jeden Monats auf dem Konto eingeht. Da die Einnahmen von Selbstständigen schwanken können, müssen sie oft über einen längeren Zeitraum nachweisen, wie viel sie verdient haben. Als Beleg werden häufig diese Dokumente verlangt:
- aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA),
- die letzten drei Einkommensteuerbescheide oder
- die letzten zwei Jahresabschlüsse
Manchmal reicht auch schon eine Einkommensbescheinigung aus, die eine Steuerfachkraft erstellt hat.
