Junger lächelnder Mann überreicht seinem Gegenüber Unterlagen
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Gehaltsnachweis: Was steht drin und wofür brauche ich ihn?

Tanja Viebrock
von Tanja Viebrock, 23.07.2020

Die Wohnungsbesichtigung läuft gut: Die Wohnung ist toll, die Konkurrenz überschaubar und Ihre Unterlagen samt den letzten Gehaltsabrechnungen haben Sie natürlich schon vorbereitet in der Tasche. Doch das reicht dem Makler nicht. Er verlangt einen Gehaltsnachweis. Sie fragen sich, was das soll? Die KlarMacher erklären, was es damit auf sich hat, wozu die Verdienstbescheinigung sonst noch gut ist und wie Sie das Dokument bekommen.

Themen in diesem Artikel

Auf den Punkt

Auf den Punkt

  • Gehaltsnachweis ist nicht gleich Gehaltsabrechnung. Häufig werden Gehaltsabrechnungen jedoch als Gehaltsnachweis akzeptiert. 
  • Ein Gehaltsnachweis gilt als aussagekräftiger als eine Gehaltsabrechnung.
  • Arbeitgeber sind verpflichtet, Gehaltsnachweise auszustellen.
  • Selbstständige können alternativ BWA, Einkommensteuerbescheide oder Jahresabschlüsse vorlegen.

Was genau versteht man unter einem Gehaltsnachweis?

Theoretisch können Sie Ihr Gehalt auch durch Ihre monatliche Abrechnung vom Arbeitgeber nachweisen. Doch unter einem Gehaltsnachweis versteht man eigentlich eine eigens ausgestellte Verdienstbescheinigung. Ein solches Dokument ist aussagekräftiger als die Gehaltsabrechnung, deshalb bestehen manche Empfänger darauf.

 Allzu groß sind die Unterschiede zwischen den beiden Dokumenten nicht. Bei beiden werden das monatliche Bruttogehalt, anfallende Abzüge und daraus resultierend das Nettogehalt angegeben. Der Gehaltsnachweis, mitunter auch Verdienstnachweis oder Gehaltsbescheinigung genannt, kann aber noch einige zusätzliche Informationen enthalten, zum Beispiel ...

  • zur Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Wenn Sie schon lange im Unternehmen sind, wird das als sichererer Job gewertet.
  • zu zusätzlichen Bezügen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld.
  • über mögliche Sonderzulagen wie Spesen oder Nachtzuschläge.
  • Jahressummen. Daraus lassen sich Sonderzahlungen unter Umständen ebenfalls ableiten.
  • zu bereits vereinbarten Gehaltserhöhungen.
  • Aufrolldifferenzen. Manchmal ist das genannte Monatsgehalt nur bedingt aussagekräftig. Zum Beispiel, wenn zum angegebenen Gehalt noch Bonuszahlungen hinzukommen, die jedoch erst später abgerechnet werden. Andersherum kann der angegebene Betrag auch höher sein als das übliche Monatsgehalt. Buchhalterisch sind solche Abweichungen aufgrund der Auswirkungen auf Steuern und Sozialabgaben halbwegs kompliziert, deshalb wird hier mit der Aufrolldifferenz gearbeitet. Hinter dem komplizierten Konstrukt steckt also vereinfacht gesagt eine Korrektur des angegebenen Gehalts nach oben oder unten.

Gehaltsnachweis oder Einkommensnachweis – gibt es Unterschiede?

Die beiden Begriffe werden häufig synonym verwendet. Nachvollziehbar, denn in vielen Fällen beschränken sich die eigenen Einkünfte auf das Gehalt. Zum Einkommen können aber andere Einnahmen hinzukommen, zum Beispiel Mieteinkünfte, Renten oder Unterhalt. Deshalb kann ein Einkommensnachweis mehr Positionen umfassen und dementsprechend höher ausfallen.

Wofür braucht man einen Gehaltsnachweis?

Um zu belegen, wie viel Sie verdienen. In den meisten Fällen will sich der Empfänger des Dokuments davon überzeugen, dass Sie ausreichend zahlungskräftig sind. Doch auch der umgekehrte Fall ist möglich: Sie müssen nachweisen, dass Sie nicht zu viel verdienen – beispielsweise wenn es um den Anspruch auf bestimmte Förderleistungen geht.

Typische Situationen, in denen ein Gehaltsnachweis gefragt sein kann:

  • bei der Wohnungssuche
  • bei einem Kreditantrag
  • beim Beantragen einkommensabhängiger staatlicher Leistungen wie Wohngeld und Kinderzuschlag oder wenn Ihr Kind BAföG beantragt.
  • bei der Berechnung des Kindesunterhalts
Nahaufnahme von Mieter und Vermieter bei der Vertragsunterzeichnung
© istock/PeopleImages/2018  Vor der Unterzeichnung eines Mietvertrags wollen Vermieter in der Regel einen Gehaltsnachweis sehen.

Warum reicht die Gehaltsabrechnung manchmal nicht aus?

Wie erwähnt enthält der Gehaltsnachweis oft etwas detailliertere Angaben. Anders als automatisch generierte Gehaltsabrechnungen werden Gehaltsnachweise in der Regel vom Arbeitgeber mit Datumsangabe unterzeichnet. Darum gelten sie als fälschungssicherer und verlässlicher.

In der Praxis genügt es trotzdem oft, das monatliche Einkommen durch die Gehaltsabrechnung zu belegen. Wenn potenzielle Mieter ihre letzten drei Gehaltsabrechnungen vorlegen, reicht das vielen Vermietern als Einkommensnachweis aus. Gleiches gilt auch für viele Banken: Längst nicht alle vergeben Kredite nur mit Gehaltsnachweis im eigentlichen Sinn. Meist müssen Sie dem Kreditantrag ebenfalls nur die letzten drei Gehaltsabrechnungen beilegen.

Woher bekomme ich einen Gehaltsnachweis?

Einen Gehaltsnachweis erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber. Anders als die monatliche Lohnabrechnung und die jährliche Lohnsteuerbescheinigung wird dieses Dokument nicht automatisch erstellt, sondern nur auf Nachfrage. In der Regel ist die Personalabteilung oder die Lohnbuchhaltung der richtige Ansprechpartner. Verweigern darf Ihnen der Arbeitgeber eine solche Bescheinigung nicht.

Wenn Sie einen Gehaltsnachweis für den Antrag auf staatliche Leistungen brauchen, gibt es dafür meist schon vorgefertigte Formulare, zum Beispiel

Wie kommen Selbstständige an einen Gehaltsnachweis?

Wer als Selbstständiger einen Gehaltsnachweis vorlegen muss, hat es etwas schwerer. Schließlich gibt es keinen festen Betrag, der zuverlässig am Ende eines jeden Monats auf dem Konto eingeht. Da die Einnahmen von Selbstständigen schwanken können, müssen sie oft über einen längeren Zeitraum nachweisen, wie viel sie verdient haben. Als Beleg werden häufig diese Dokumente verlangt:

  • aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA),
  • die letzten drei Einkommensteuerbescheide oder
  • die letzten zwei Jahresabschlüsse

Manchmal reicht auch schon eine vom Steuerberater ausgestellte Einkommensbescheinigung aus. 

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