Kontoauszüge: Wie lange muss ich sie aufbewahren?
Die Schublade quillt schon fast über vor alten Kontoauszügen? Auf dem Computer weißt du schon längst nicht mehr, welcher Kontoauszug von welchem Jahr in welchem Ordner abgelegt ist? Doch egal, wo du ausmisten willst, immer schwingt der Zweifel mit: Muss ich diese Belege vielleicht noch behalten? Die KlarMacher zeigen dir, was das Gesetz sagt – und wo die Aufbewahrung nicht vorgeschrieben, aber trotzdem sinnvoll ist.
Themen in diesem Artikel
- Wie lange müssen Privatpersonen ihre Kontoauszüge aufbewahren?
- Wann es auch ohne Pflicht sinnvoll ist, die Kontoauszüge aufzuheben
- Welche Fristen gelten für Unternehmer*innen und Selbstständige?
- Aufbewahren in Papierform oder digital – was gilt beim Kontoauszug?
Auf den Punkt:
- Privatpersonen müssen Kontoauszüge meist nicht aufbewahren. Es sei denn, ihr Jahreseinkommen übersteigt 500.000 Euro oder sie haben Handwerker- oder Dienstleisterrechnungen bezahlt.
- In bestimmten Fällen ist es trotzdem sinnvoll, Kontoauszüge aufzubewahren, etwa bei größeren Anschaffungen oder für Miet- und Kautionszahlungen: Hier empfiehlt sich eine Aufbewahrung von drei Jahren, da so lange noch offene Zahlungen eingeklagt werden können.
- Unternehmen und Selbstständige müssen geschäftliche Kontoauszüge acht Jahre lang aufbewahren, da sie als Buchungsbelege gelten.
- Verlorene Kontoauszüge können bei der Bank nachbestellt werden, allerdings fallen dafür meist Gebühren an.
- Digitale Kontoauszüge sind für Privatpersonen ausreichend, auch als Ausdruck. Wer zur Archivierung verpflichtet ist, muss die Originaldatei aber in der bereitgestellten Form speichern.
Wie lange müssen Privatpersonen ihre Kontoauszüge aufbewahren?
Normalerweise musst du Kontoauszüge überhaupt nicht aufheben. Allerdings gibt es auch für Privatpersonen zwei Ausnahmen zur Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge:
- Wenn du als Angestellte*r mehr als 500.000 Euro pro Jahr verdienst: Dann musst du deine Kontoauszüge laut Gesetz sechs Jahre lang aufbewahren. Mit „verdienen“ ist dabei nicht nur das Gehalt gemeint. Auch Renditen aus Geldanlagen, Gewinne aus Vermietung und Verpachtung und vergleichbare Einnahmen zählen mit.
- Wenn du Rechnungen von Handwerker*innen oder Dienstleister*innen bezahlt hast: Dann musst du die Kontoauszüge zwei Jahre lang aufheben. Denn so lange kann das Finanzamt nachverfolgen, ob die Einnahmen korrekt versteuert wurden. Wenn die Prüfer*innen dabei auf dich zukommen, musst du Auskunft geben, wie viel du gezahlt hast – was du anhand der Kontoauszüge mühelos kannst.
Wann es auch ohne Pflicht sinnvoll ist, die Kontoauszüge aufzuheben
Die Kontoauszüge belegen unter anderem, wie viel Geld du tatsächlich an wen überwiesen hast. Deshalb lohnt es sich, sie auch dann aufzuheben, wenn du es nicht musst. Zum Beispiel in diesen Fällen:
- Bei größeren Anschaffungen ist es sinnvoll, den Kontoauszug drei Jahre lang aufzuheben. Denn so lange dauert im Normalfall die Verjährungsfrist, also der Zeitraum, in dem der Verkäufer die Bezahlung einer offenen Rechnung einklagen kann. Wenn er behauptet, du schuldest ihm noch Geld, kannst du mit dem Kontoauszug die Zahlung beweisen.
- Beschäftigst du eine Haushaltshilfe oder eine*n Gärtner*in und setzt die Kosten dafür von der Steuer ab? Dann solltest du die Kontoauszüge als Nachweis für das Finanzamt behalten, falls das deine Ausgaben prüft. Und zwar so lange, bis du den Steuerbescheid für das entsprechende Jahr erhalten hast – plus vier Wochen, in dem das Finanzamt noch Einspruch erheben kann.
- Bei größeren Handwerkerarbeiten ist es besser, die Kontoauszüge nicht nur die gesetzlich geforderten zwei Jahre aufzuheben, sondern sogar fünf Jahre – denn dann erst endet die gesetzliche Gewährleistungsfrist bei Baumängeln. Kommt es zum Streitfall, kannst du belegen, was du gezahlt hast.
- Für Miet- und Kautionszahlungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. So lange kann es sich lohnen, die Kontoauszüge aufzuheben, damit ein Vermieter nicht behaupten kann, dass du ihm noch Geld schuldest.
- Planst du die Aufnahme eines Kredits? Dann musst du oft die Kontoauszüge der letzten drei Monate vorlegen, damit der potenzielle Kreditgeber deine Bonität prüfen kann.
Welche Fristen gelten für Unternehmer*innen und Selbstständige?
Unternehmer*innen und Selbstständige haben die längste Aufbewahrungspflicht: Sie müssen geschäftliche KontoauszügeDokumente ihrer Firma bis zu zehn Jahre lang aufheben. Diese Frist galt früher auch für Kontoauszüge. Allerdings ist seit 1. Januar 2025 das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Kraft.
Seitdem gelten für Unternehmen neue Aufbewahrungsfristen:
- Zehn Jahre: Wichtige Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbücher
- Acht Jahre: Buchungsbelege wie Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen
- Sechs Jahre: Sonstige Unterlagen, etwa Handelsbriefe und geschäftliche Korrespondenz
Die Frist beginnt jeweils am Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Für Versicherungen, Banken und Wertpapierinstitute gelten die neuen Regeln zur Aufbewahrung von Unterlagen erst ab 2026.
Kontoauszug verloren – was nun?
Du benötigst einen Kontoauszug für das Finanzamt – doch der ist verschollen? Oder du hast ihn aus Versehen vernichtet? Dann kannst du ihn bei deiner Bank nachbestellen. Allerdings ist dieser Service in den seltensten Fällen kostenlos. Die Höhe der Gebühren hängt oftmals davon ab, wie alt der benötigte Kontoauszug ist. Die genauen Kosten findest du im Preisverzeichnis deiner Bank.
Tipp: Viele Banken bieten ihren Kund*innen an, die Kontoauszüge online zu speichern – für eine bestimmte Zeit oder sogar unbefristet. Näheres erfährst du bei deiner Bank. Achte aber darauf, dass du dann selbst auf die Daten zugreifen kannst.
Aufbewahren in Papierform oder digital – was gilt beim Kontoauszug?
Deinen Kontoauszug erhältst du entweder digital (E-Mail, Online Banking) oder schriftlich (Post, Bankautomat). Wenn du ihn einmal benötigst – zum Beispiel für eine Prüfung –, ist es egal, in welcher der beiden Formen du den Kontoauszug vorlegst. Und beides darfst du nach den genannten Fristen wegwerfen beziehungsweise löschen.
Aber darfst du digitale Kontoauszüge auch ausdrucken und die Originaldatei löschen? Als Privatperson mit weniger als 500.000 Euro Einkommen im Jahr: ja. Wenn du um einen Kontoauszug gebeten wirst – etwa, weil du eine Haushaltshilfe beschäftigst –, dann genügt auch ein ausgedruckter elektronischer Kontoauszug.
Wer aber zur Aufbewahrung verpflichtet ist (also Großverdiener*innen, Unternehmer*innen und Selbstständige), muss die Originaldatei so archivieren, wie sie die Bank zur Verfügung gestellt hat – zum Beispiel als PDF.
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