Kontoauszüge: Wie lange muss ich sie aufbewahren?
Die Schublade quillt schon fast über vor alten Kontoauszügen? Auf dem Computer wissen Sie schon längst nicht mehr, welcher Kontoauszug von welchem Jahr in welchem Ordner abgelegt ist? Doch egal, wo Sie ausmisten wollen, immer schwingt der Zweifel mit: Muss ich diese Belege vielleicht noch behalten? Die KlarMacher zeigen Ihnen, was das Gesetz sagt – und wo die Aufbewahrung nicht vorgeschrieben, aber trotzdem sinnvoll ist.
Themen in diesem Artikel
- Wie lange müssen Privatpersonen ihre Kontoauszüge aufbewahren?
- Wann es auch ohne Pflicht sinnvoll ist, die Kontoauszüge aufzuheben
- Welche Fristen gelten für Unternehmer und Selbstständige?
- Aufbewahren in Papierform oder digital – was gilt beim Kontoauszug?
Wie lange müssen Privatpersonen ihre Kontoauszüge aufbewahren?
Normalerweise müssen Sie Kontoauszüge überhaupt nicht aufbewahren. Allerdings gibt es zwei Ausnahmen:
- Wenn Sie als Angestellter mehr als 500.000 Euro pro Jahr verdienen: Dann müssen Sie Ihre Kontoauszüge laut Gesetz sechs Jahre lang aufbewahren. Mit „verdienen“ ist dabei nicht nur das Gehalt gemeint. Auch Renditen aus Geldanlagen, Gewinne aus Vermietung und Verpachtung und vergleichbare Einnahmen zählen mit.
- Wenn Sie Rechnungen von Handwerkern oder Dienstleistern bezahlt haben: Dann müssen Sie die Kontoauszüge zwei Jahre lang aufheben. Denn so lange kann das Finanzamt nachverfolgen, ob die Einnahmen korrekt versteuert wurden. Wenn die Prüfer dabei auf Sie zukommen, müssen Sie Auskunft geben, wie viel Sie gezahlt haben – was Sie anhand der Kontoauszüge mühelos können.
Wann es auch ohne Pflicht sinnvoll ist, die Kontoauszüge aufzuheben
Die Kontoauszüge belegen unter anderem, wie viel Geld Sie tatsächlich an wen überwiesen haben. Deshalb lohnt es sich, sie auch dann aufzuheben, wenn Sie es nicht müssen. Zum Beispiel in diesen Fällen:
- Bei größeren Anschaffungen ist es sinnvoll, den Kontoauszug drei Jahre lang aufzuheben. Denn so lange dauert im Normalfall die Verjährungsfrist, also der Zeitraum, in dem der Verkäufer die Bezahlung einer offenen Rechnung einklagen kann. Wenn er behauptet, Sie schulden ihm noch Geld, können Sie mit dem Kontoauszug die Zahlung beweisen.
- Beschäftigen Sie eine Haushaltshilfe oder einen Gärtner und setzen die Kosten dafür von der Steuer ab? Dann sollten Sie die Kontoauszüge als Nachweis für das Finanzamt behalten, falls das Ihre Ausgaben prüft. Und zwar so lange, bis Sie den Steuerbescheid für das entsprechende Jahr erhalten haben – plus vier Wochen, in dem das Finanzamt noch Einspruch erheben kann.
- Bei größeren Handwerkerarbeiten ist es besser, die Kontoauszüge nicht nur die gesetzlich geforderten zwei Jahre aufzuheben, sondern sogar fünf Jahre – denn dann erst endet die gesetzliche Gewährleistungsfrist bei Baumängeln. Kommt es zum Streitfall, können Sie belegen, was Sie gezahlt haben.
- Für Miet- und Kautionszahlungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. So lange kann es sich lohnen, die Kontoauszüge aufzuheben, damit ein Vermieter nicht behaupten kann, dass Sie ihm noch Geld schulden.
Wichtig: Die angegebenen Fristen beginnen immer erst am Ende des Jahres, in dem die Zahlung vorgenommen wurde.
Welche Fristen gelten für Unternehmer und Selbstständige?
Unternehmer und Selbstständige haben die längste Aufbewahrungspflicht: Sie müssen geschäftliche Kontoauszüge ihrer Firma zehn Jahre lang aufheben.
Kontoauszug verloren – was nun?
Kontoauszug verloren – was nun?
Sie benötigen einen Kontoauszug für das Finanzamt – doch der ist verschollen? Oder Sie haben ihn aus Versehen vernichtet? Dann können Sie ihn bei Ihrer Bank nachbestellen. Allerdings ist dieser Service in den seltensten Fällen kostenlos. Die Höhe der Gebühren hängt oftmals davon ab, wie alt der benötigte Kontoauszug ist. Die genauen Kosten finden Sie im Preisverzeichnis Ihrer Bank.
Tipp: Viele Banken bieten ihren Kunden an, die Kontoauszüge online zu speichern – für eine bestimmte Zeit oder sogar unbefristet. Näheres erfahren Sie bei Ihrer Bank. Achten Sie aber darauf, dass Sie dann selbst auf die Daten zugreifen können.
Aufbewahren in Papierform oder digital – was gilt beim Kontoauszug?
Ihren Kontoauszug erhalten Sie entweder digital (E-Mail, Online Banking) oder schriftlich (Post, Bankautomat). Wenn sie ihn einmal benötigen – zum Beispiel für eine Prüfung –, ist es egal, in welcher der beiden Formen Sie den Kontoauszug vorlegen. Und beides dürfen Sie nach den genannten Fristen wegwerfen beziehungsweise löschen.
Aber dürfen Sie digitale Kontoauszüge auch ausdrucken und die Originaldatei löschen? Als Privatperson mit weniger als 500.000 Euro Einkommen im Jahr: ja. Wenn Sie um einen Kontoauszug gebeten werden – etwa weil Sie eine Haushaltshilfe beschäftigen –, dann genügt auch ein ausgedruckter elektronischer Kontoauszug.
Wer aber zur Aufbewahrung verpflichtet ist (also Großverdiener, Unternehmer und Selbstständige), der muss die Originaldatei archivieren, so wie sie die Bank zur Verfügung gestellt hat – zum Beispiel als PDF.
