Umlagefähige Nebenkosten: Was bedeutet das für Mieter und welche gibt es?

von Dagmar Sörensen, 23.11.2023

Für Mieter*innen ist nicht nur die Höhe der Miete von Bedeutung, sondern zunehmend auch die Höhe der sogenannten Nebenkosten. Zwar dürfen Vermieter*innen nicht alles an ihre Mieter*innen weitergeben, aber doch so einiges. Umlagefähige Nebenkosten nennt sich das. Heizung und Warmwasser machen da einen gehörigen Batzen aus. Aber das ist noch längst nicht alles. Was du als Mieter*in akzeptieren musst und was nicht, erläutern wir hier.

Themen in diesem Artikel

Auf den Punkt

Auf den Punkt

  • Nebenkosten sind ständig wiederkehrende Betriebskosten einer Wohnung.
  • Ein großer Teil der Nebenkosten kann auf Mieter*innen umgelegt werden. 
  • Die Umlage der Nebenkosten muss im Mietvertrag vereinbart sein.
  • Nebenkostenabrechnungen müssen fristgerecht und formal korrekt vorgelegt werden.

Was sind umlagefähige Nebenkosten?

Für jede Wohnung fallen sogenannte Betriebskosten an – das sind die Kosten, die durch die Nutzung der Wohnung ständig wiederkehrend entstehen. Wenn du zur Miete wohnst, dann zahlst du zu der Kaltmiete für die Wohnung auch für diese Nebenkosten jeden Monat einen bestimmten Abschlag an deine Vermieter*innen oder die Hausverwaltung. Aus der Kaltmiete und diesen Nebenkosten ergibt sich deine Warmmiete.  

Einen Teil dieser Kosten dürfen Vermieter*innen als umlagefähige Nebenkosten auf ihre Mieter*innen abwälzen. Welche genau das sind, regelt Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dort sind alle umlagefähigen Kostenarten aufgezählt, von denen Heizung und Warmwasser in der Regel den größten Betrag ausmachen. Dazu kommen noch Grundsteuer, Müllabfuhr, Versicherungen, Wasser und einiges mehr.  

Einmalig anfallende Kosten sind keine umlagefähigen Nebenkosten. Vermieter*innen können also nicht einfach alle Kosten für das Haus an ihre Mieter*innen weitergeben. Auch Kostenpunkte wie die Instandhaltung oder Reparaturen der Immobilie oder eine Mietausfallversicherung, die das Einkommen der Vermieter*innen schützt, sind nicht umlagefähig.

Wichtig: Die Betriebskosten dürfen nur dann auf Mieter*innen umgelegt werden, wenn das im Mietvertrag ausdrücklich festgelegt ist. Dazu müssen nicht alle Positionen einzeln aufgelistet werden. Es reicht auch ein Hinweis auf die Betriebskostenverordnung, zum Beispiel: „Zusätzlich zur Miete sind Betriebskosten gemäß Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung zu zahlen.”  

Wenn eine bestimmte Art von Betriebskosten nicht in der Betriebskostenverordnung aufgelistet ist, kann sie unter „sonstige Betriebskosten“ fallen (Paragraf 2 Absatz 17). Das betrifft zum Beispiel die regelmäßige Wartung von Rauchmeldeanlagen oder die Reinigung von Dachrinnen. Diese sonstigen Betriebskosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind.

Zwei Männer der Müllabfuhr leeren Mülltonnen
© istock/kzenon/2018  Kosten für die Müllabfuhr sind umlagefähige Nebenkosten.

Übersicht: Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Untersuchungen zeigen, dass Nebenkostenabrechnungen häufig fehlerhaft sind. Mieter*innen sollten sie also sorgfältig überprüfen. Welche Nebenkosten umlagefähig sind und welche nicht, zeigt folgende Übersicht:

Kostenart

umlagefähig

nicht umlageunfähig

Grundsteuer und andere laufende öffentliche Lasten des Grundstücks

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Wasser- und Abwassergebühren, Kosten für Wasserzähler sowie den Betrieb einer hauseigenen Wasserversorgungs- oder Wasseraufbereitungsanlage

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Heizung und Warmwasserversorgung

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2021 und 2022: CO₂-Abgabe beim Heizen mit Öl oder Gas

Ab 2023: Aufteilung CO₂-Abgabe zwischen Mieter*in und Vermieter*in

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Aufzug, auch für Miete*innen im Erdgeschoss

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Straßenreinigung und Müllabfuhr, Winterdienst

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Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

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Gartenpflege

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Beleuchtung außen, Hausflur, Treppenhaus, Keller etc.

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Schornsteinreinigung

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Haftpflicht- und Sachversicherungen (zum Beispiel eine Gebäudeversicherung gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- und sonstige Elementarschäden)

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Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherung

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Hausmeister*in

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Bis 1. Juli 2024: Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss

Danach haben Miete*innen die freie Wahl zwischen den Anbietern oder können verzichten.

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Kosten für den Betrieb einer Waschküche mit Waschmaschinen und Trocknern

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Sonstige Kosten, die bei Nutzung der Wohnung laufend entstehen, wie zum Beispiel regelmäßige Reinigung der Dachrinnen oder Wartung des Blitzableiters, sofern sie im Mietvertrag benannt werden.

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Wartung von Rauchmeldern, wenn im Mietvertrag vereinbart

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Kauf oder Anmietung von Rauchmeldern

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Hausverwaltungskosten

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Instandhaltung und Instandsetzung

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Bankgebühren der Vermieter*innen

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Portokosten für Abrechnungen

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Abschreibungen und Rücklagen

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Sonderfall CO₂-Abgabe

Sonderfall CO₂-Abgabe

Wer seine Wohnung mit Öl oder Gas (auch indirekt über entsprechend erzeugter Fernwärme) heizt, muss seit 2021 eine sogenannte CO₂ -Abgabe bezahlen. So soll erreicht werden, dass Investitionen in umweltfreundliche Heizungen sich eher lohnen und Gebäude künftig weniger CO₂ ausstoßen. Bislang haben Mieter*innen diese Abgabe allein bezahlt.  

Seit dem 1. Januar 2023 müssen sich auch Vermieter*innen an diesen Kosten beteiligen. Abhängig von der Energiefreundlichkeit werden Wohngebäude in insgesamt zehn Stufen eingeteilt. Mit jeder Stufe nimmt die Beteiligung der Vermieter*innen ständig weiter ab. Bei sehr schlecht gedämmten Häusern müssen Vermieter*innen 95 Prozent übernehmen, bei effizienten Gebäuden mit dem Energiestandard EH55 zahlen dagegen Mieter*innen diese Zusatzkosten zu 100 Prozent.

Ob Vermieter*innen sich an den CO₂-Kosten tatsächlich beteiligen, kannst du ab 2023 deiner Nebenkostenabrechnung entnehmen. Dort müssen die Einstufung des Gebäudes nach dem Stufenmodell und die CO₂-Kosten aufgeführt werden. Fehlen diese Informationen, darfst du die Heizkosten pauschal um drei Prozent kürzen.

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?

Damit Vermieter*innen die Betriebskosten überhaupt umlegen dürfen, muss die Nebenkostenabrechnung bei den Mieter*innen fristgerecht ankommen. Fristgerecht heißt in diesem Fall: innerhalb von zwölf Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode – das ist in der Regel das Kalenderjahr. Kommt die Abrechnung später, dürfen Vermieter*innen keine Nachzahlung mehr verlangen. Haben die Mieter*innen dagegen im vergangenen Abrechnungszeitraum zu viel Betriebskosten gezahlt, steht ihnen das Guthaben auch nach Ablauf der Frist noch zu.  

Achtung: Diese Frist gilt auch, wenn Mieter*innen im Laufe des Jahres ausziehen; Vermieter*innen sind nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet. Das heißt, unter Umständen musst du bei einem Wohnungswechsel mehr als ein Jahr auf deine letzte Nebenkostenabrechnung warten.

Welche Angaben muss eine Nebenkostenabrechnung enthalten?

In einer korrekte Nebenkostenabrechnung dürfen folgende Angaben nicht fehlen:

  • Abrechnungszeitraum: Wenn du deine Wohnung im Laufe des Jahres bezogen hast, läuft die Abrechnungsperiode von Mietbeginn bis zum Ende des Jahres, sonst das letzte Kalenderjahr. 
  • Umlageschlüssel: Vermieter*innen können die Kosten der einzelnen Positionen nach Verbrauch, Anzahl der Bewohner*innen oder nach Quadratmetern umlegen. Meist ist das im Mietvertrag festgelegt.
  • Gesamtkosten: Für eine Wohnung in einem Mehrfamilienhaus sind Vermieter*innen verpflichtet, alle Kosten für das ganze Haus offenzulegen.
  • Berechnung des individuellen Anteils: Mieter*innen zahlen nur den auf sie entfallenden Anteil der Gesamtkosten; die entsprechende Berechnung muss nachvollziehbar sein.
  • Vorauszahlungen: Die geleisteten Vorauszahlungen müssen aufgeführt und von den insgesamt zu zahlenden Nebenkosten abgezogen werden.
  • Nachzahlung oder Guthaben: Aus der Abrechnung muss klar ersichtlich sein, ob du Geld nachzahlen musst oder zurückerhältst. 

Video: Nebenkostenabrechnung - Wie kann man Fehler überhaupt erkennen? | Die Ratgeber

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© Hessischer Rundfunk 

Sind die Nebenkosten für Mieter*innen steuerlich absetzbar?

Einige Posten der umlagefähigen Nebenkosten können Mieter*innen bei ihrer Steuererklärung als haushaltsnahe Dienstleistungen geltend machen – zum Beispiel die Kosten für die Gartenpflege, die Hauswartung, den Reinigungsservice oder den Winterdienst. Und die Kosten für die regelmäßige Schornsteinreinigung werden bei Mieter*innen als Handwerkskosten anerkannt – somit kannst du 20 Prozent davon pro Jahr von der Steuer absetzen.

Tipp: Achte darauf, dass solche Kosten in deiner Nebenkostenabrechnung detailliert aufgeführt und eindeutig deiner Wohnung zugeordnet sind. Manche Verwaltungen oder Vermieter*innen stellen auch spezielle Bescheinigungen aus, in denen sie diese steuerlich relevanten Posten auflisten. Dafür dürfen sie dann eine Gebühr verlangen.   

Professioneller Gärtner arbeitet in einem gepflegten Garten
© istock/welcomia/2020  Kosten für die Gartenpflege können Mieter*innen in der Steuererklärung angeben.

Was tun bei Unklarheiten?

Du solltest deine Nebenkostenabrechnung sorgfältig prüfen und unklare oder strittige Punkte mit deinen Vermieter*innen klären. Kommt ihr zu keiner Einigung, kannst du innerhalb eines Jahres nach Erhalt schriftlich Widerspruch einlegen und deine Einwände geltend machen. Versende deinen Widerspruch am besten als Einschreiben, damit der Brief versichert ist und du überprüfen kannst, dass er tatsächlich und fristgerecht ankommt.

Nebenkostenabrechnungen können sehr kompliziert aussehen. Wenn sie dir zu hoch erscheint, du dir aber nicht sicher bist, kannst du dir bei folgenden Stellen Hilfe holen: 

  • Mieterverein: Um deren Unterstützung in Anspruch nehmen zu können, musst du allerdings Mitglied sein. Die Beiträge unterscheiden sich von Stadt zu Stadt; in Hamburg zahlst du etwa eine Aufnahmegebühr von 15 Euro und einen Jahresbeitrag von 81 Euro. (Stand: 2023)
  • Unternehmen wie Mineko, die auf Nebenkostenabrechnungen spezialisiert sind: Sie berechnen meist Gebühren zwischen 50 und 100 Euro für die Prüfung.
  • Portale wie yourexpert vermitteln Anwält*innen, die gegen einen Festpreis deine Abrechnung prüfen und auf Wunsch ein anwaltliches Schreiben an deine Vermieter*innen aufsetzen.

Wichtig: Auch wenn du Widerspruch einlegst, musst du eine mögliche Nachzahlung erst einmal leisten, und zwar in der Regel innerhalb von 30 Tagen. 

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