Spendenbescheinigung: Wer bestätigt hier wem was?
Der Satz neuer Trikots für den örtlichen Fußballverein war doch Ehrensache. Aber hast du auch eine Spendenbescheinigung dafür? Nur damit kannst du deine milde Gabe von der Steuer absetzen. Doch im Verein weiß niemand, wie man diesen Beleg ausstellt? Dabei ist das für beide Seiten mit der Spendenbescheinigung gar nicht so schwer. Hier findest du, was du dazu wissen musst.
Themen in diesem Artikel
- Eine Spendenbescheinigung hilft sparen
- Spenden kann man nicht nur Geld
- Spendenbescheinigungen ausstellen: Hier gibt es Vorlagen
- Smarter spenden: Das digitale Zuwendungsempfängerregister
Eine Spendenbescheinigung hilft sparen
Wenn du etwas spendest, bekommst du eine Spendenbescheinigung, im Amtsdeutsch Zuwendungsbescheinigung genannt. Diesen Beleg erhältst du, wenn das Geld an eine sogenannte „steuerbegünstigte Organisation” geht. Das sind alle, die laut Gesetzgeber wichtig für die Gesellschaft sind. Dazu gehören zum Beispiel ...
- gemeinnützige Vereine, weil sie das Gemeinwohl fördern.
- Stiftungen, weil sie Kultur, Naturschutz, Wissenschaft oder andere wichtige Themen fördern.
- politische Parteien, weil sie für die Demokratie unentbehrlich sind.
Mit deiner Spende unterstützt du diese gesellschaftlichen Anliegen. Deswegen darfst du Geld dafür von der Steuer absetzen. Mit der Spendenbescheinigung belegst du dem Finanzamt, wie viel Geld du wem und wann gespendet hast. Die meisten Organisationen versenden die Zuwendungsbescheinigungen gesammelt einmal pro Jahr, in der Regel im Februar.
Dabei gilt eine Nachweisgrenze: Für Spenden (und Mitgliedsbeiträge) von bis zu 300 Euro genügt dem Finanzamt eine einfache, informelle Quittung. Das kann ein kopierter Kontoauszug sein, ein Einzahlungsbeleg oder die bestätigte Kopie eines Überweisungsformulars. Eine offizielle Spendenbescheinigung der begünstigten Organisation ist erst bei Beträgen von mehr als 300 Euro erforderlich. Diese Regelung gilt seit dem Steuerjahr 2021. Zuvor lag die Nachweisgrenze bei 200 Euro.
Übrigens: Du brauchst die Spendenbescheinigung nicht deiner Steuererklärung beizulegen. Bewahre sie aber nach deinem Steuerbescheid noch ein Jahr lang auf, falls das Finanzamt sie doch noch zur Kontrolle anfordert. Es ist wichtig, dass aus dem Beleg der Zweck der Spende hervorgeht. Zuwendungen an Vereine und Stiftungen müssen zudem von der Körperschaftssteuer befreit sein. Dafür ist gegebenenfalls ein zusätzlicher Nachweis erforderlich.
Spenden kann man nicht nur Geld
... sondern auch Gebrauchsgegenstände, wie Spielzeug für einen Kinderhilfsverein, ein Klavier für einen Gesangsverein, Kleidung und andere hilfreiche Güter für die Menschen in der Ukraine. Und für solche sogenannten Sachspenden gibt es auf Wunsch eine Spendenbescheinigung, die den einen oder anderen Steuergroschen sparen hilft. Natürlich nur, wenn die Sachspende auch wirklich nützlich für den Vereinszweck ist. Ein Satz Fußballtrikots für den Naturschutzbund gilt nicht.
Und noch eine andere Form von Spenden gibt es: die Vergütungsspende. Das bedeutet: Statt Geld oder konkreten Gütern spendest du deine Zeit und deine Arbeitskraft. Du kannst zum Beispiel die Fassade des Vereinsheimes neu streichen, einen kaputten Hilfstransporter für die Ukraine reparieren, für Rehapatient*innen einen Ausflug organisieren. Wenn du dabei auf eine Vergütung für deine Arbeitszeit verzichtest, kannst du unter Umständen eine Spendenbescheinigung bekommen.
Zu guter Letzt gibt es noch die Aufwandsspende – zu der zählen Ausgaben für den Verein, Stiftung oder Organisation, die du dir nicht erstatten lässt. Das kann zum Beispiel die Farbe für den Anstrich des Vereinsheims sein oder die Spritkosten für die Fahrt.
Spendenbescheinigungen ausstellen: Hier gibt es Vorlagen
Du willst für einen Verein, eine Stiftung oder Partei eine Spende annehmen und eine Spendenbescheinigung ausstellen? Dann benötigst du einen Freistellungsbescheid. Den bekommst du auf Antrag vom Finanzamt, wenn deine Organisation als gemeinnützig anerkannt ist.
Die Spendenbescheinigung muss nach einem genauen Muster ausgestellt werden. Dieses Muster ist amtlich vorgeschrieben. Wenn die Bescheinigung anders aussieht oder nicht alle vorgeschriebenen Informationen enthält, akzeptiert das Finanzamt sie nicht.
Deshalb bietet das Finanzamt praktische Vorlagen für die „Zuwendungsbestätigung”. Du findest die Muster über diese Internetseite:
Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung
Klicke einfach oben rechts in das Suchfeld (in dem „Ihr Suchbegriff” steht) und gib entweder „Spendenbescheinigung” oder „Zuwendungsbestätigung” ein. Schon wird dir eine Auswahl angezeigt, die für dich infrage kommt. Klicke auf die passende Vorlage, zum Beispiel für eine:
- Geldzuwendung an eine juristische Person öffentlichen Rechts (etwa, wenn du für eine Stiftung arbeitest und eine Geldspende bestätigen willst).
- Sachzuwendung an einen Verein (etwa, wenn dein Fußballverein einen Satz Trikots gesponsert bekommen hat).
- Mitgliedsbeitrag an eine Partei (auch diese kann man von der Steuer absetzen).
Prima: Du kannst die Mustervorlagen direkt auf der Internetseite ausfüllen, als PDF abspeichern und ausdrucken.
Aber Vorsicht: Du darfst den Vordruck nur ausfüllen, nicht verändern! Schon eine kleine „Dankeschön”-Notiz an die Spender*innen auf der Vorderseite der Bescheinigung kann sie ungültig machen. Allenfalls ein Vereinslogo oder einzelne Fettungen sind zulässig.
Seit Anfang 2024 ist das digitale Zuwendungsempfängerregister online. Angesiedelt ist es beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das Angebot soll die Ausstellung von Spendenbescheinigungen vereinfachen und zugleich sicherer machen. Langfristig werden darin alle Organisationen mit Sitz in der Europäischen Union geführt, welche die deutsche Finanzverwaltung für den Spendenabzug anerkennt.
Insgesamt gibt es rund 600.000 Institutionen, für die pro Jahr etwa 50 Millionen Spenden eingehen. Von ihnen werden jeweils folgende Angaben veröffentlicht:
- Name und Anschrift
- Die steuerbegünstigten Zwecke
- Die Wirtschafts-Identifikationsnummer
- Das zuständige Finanzamt
- Die Bankverbindung im Zuwendungsempfängerregister
Zunächst sollen diese Informationen spendenden Personen einen Überblick geben und ihnen so die Auswahl einer Organisation vereinfachen, die sie unterstützen möchten. Die nächste Ausbaustufe des Systems soll eine rein digitale Abwicklung von Spenden erlauben. Das heißt auch, dass alle relevanten Daten direkt an das Finanzamt gehen.
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