Licht, Strom und Co.: Wer trägt die Kosten für das Home-Office?
Die einen fanden Home-Office schon immer gut. Kein Stau auf dem Weg zur Arbeit, keine lauten Kollegen und nebenbei kann man ein Auge auf die Kinder haben. Die anderen finden sich unfreiwillig am heimischen Schreibtisch wieder. Wie zum Beispiel in der Corona-Krise, weil der Arbeitgeber umzieht oder weil das Büro renoviert wird. Aber wer bezahlt in welchem Fall für die Arbeitsmaterialien, für Wasser und für Strom? Die KlarMacher zeigen es Ihnen.
Themen in diesem Artikel
- Strom, Computer und Co.: Wer zahlt was im Home-Office?
- Unfall: Bin ich im Home-Office versichert?
- Steuer: Kann ich die Kosten für das Home-Office absetzen?
Strom, Computer und Co.: Wer zahlt was im Home-Office?
In der Regel muss Ihr Arbeitgeber alles zur Verfügung stellen, was Sie für die Arbeit zu Hause brauchen. Zum Beispiel einen Laptop. Allerdings kommt es darauf an, wie oft und warum Sie im Home-Office arbeiten. Nicht alle Kosten können Sie auf Ihren Chef abwälzen.
Beispiel: Ihr Arbeitsplatz befindet sich eigentlich im Büro Ihres Arbeitgebers. Dort stehen ein Computer, Monitor, Telefon und alles andere für Sie bereit. Sie aber bitten Ihren Chef, ein paar Tage von zu Hause arbeiten zu dürfen. Etwa weil die Kita geschlossen ist und Sie Ihr Kind nebenbei betreuen müssen. Dann kann der Chef Ihnen das erlauben. Er muss Ihnen dafür allerdings keinen zweiten Computer für Ihr Home-Office kaufen. Aber vielleicht können Sie Ihren Firmenrechner mitnehmen? Oder er gibt Ihnen einen Zuschuss?
Anders sieht es aus, wenn Sie keinen Firmen-Arbeitsplatz haben, sondern dauerhaft im Home-Office arbeiten. Dann muss Ihnen Ihr Arbeitgeber den Heim-Arbeitsplatz ausstatten. Also auch Schreibtisch und Stuhl bereitstellen oder bezahlen, wenn das nötig ist. Auch ein Anteil an der Miete und an den Kosten für Heizung, Strom und Telefon kann fällig werden.
Muss ich überhaupt Home-Office machen?
Muss ich überhaupt Home-Office machen?
Nein. Laut Gesetz darf Ihnen Ihr Arbeitgeber nicht einfach Home-Office befehlen. Eine Anordnung ist nur dann möglich, wenn Heimarbeit vertraglich geregelt ist. Sonst müssen Sie damit einverstanden sein, Home-Office zu machen. Der Grund: Ihr Arbeitgeber darf nicht einfach über Ihre Wohnung verfügen.
In Fällen wie der Corona-Krise sollten Sie der Bitte Ihres Arbeitgebers nach Home-Office aber nachkommen. Schließlich dient es Ihrer eigenen Sicherheit und Gesundheit. Ihr Einverständnis müssen Sie nicht unbedingt schriftlich festhalten. Es genügt auch eine mündliche Absprache.
Umgekehrt gilt aber auch: Sie als Arbeitnehmer haben kein Recht auf Home-Office. Wenn der Arbeitgeber nicht möchte, dass Sie zu Hause arbeiten, müssen Sie das akzeptieren.
Unfall: Bin ich im Home-Office versichert?
Bei einem Unfall am Arbeitsplatz sind Sie gesetzlich krankenversichert – egal, ob dieser Arbeitsplatz im Firmenbüro ist oder bei Ihnen zu Hause. Aber: Der Unfall muss wirklich mit Ihrem Job zusammenhängen. Zum Beispiel, weil Sie beim Telefonieren mit einem Kunden stürzen. Oder weil Ihnen ein Aktenordner auf den Kopf fällt, wenn Sie einen anderen aus dem Schrank nehmen wollen.
Auch „Arbeitswege“ sind versichert. Etwa wenn Sie im Arbeitszimmer etwas ausdrucken und der Drucker in einem anderen Raum steht. Dann ist ein Unfall auf dem Weg zum Drucker ein Arbeitsunfall.
In allen anderen Fällen greift die gesetzliche Unfallversicherung nicht. Auch nicht, wenn Sie vom Schreibtisch aufstehen, um sich ein Glas Wasser zu holen oder auf Toilette zu gehen. Das ist Ihre private Angelegenheit. Im Versicherungssprech heißt das „eigenwirtschaftliche Tätigkeit“. Wenn Sie sich dabei verletzen, müssen Sie sich an Ihre Krankenversicherung wenden. Sie arbeiten dauerhaft im Home-Office? Dann kann sich eine private Unfallversicherung lohnen, um auf alle Fälle abgesichert zu sein.
Steuer: Kann ich die Kosten für das Home-Office absetzen?
Wie so oft in Steuerfragen gilt auch hier: Es kommt darauf an. Nämlich darauf, ob Sie ausschließlich zu Hause arbeiten, etwa als Freelancer, als Übersetzer oder freier Journalist. Oder ob Sie auch einen Firmenarbeitsplatz besitzen und nur ab und zu das Home-Office nutzen. In jedem Fall gilt: Sie dürfen nur Kosten absetzen, die Ihnen auch tatsächlich entstanden sind. Wenn Ihr Arbeitgeber beziehungsweise Auftraggeber die Kosten erstattet, haben sie in der Steuererklärung nichts mehr zu suchen.
Fall 1: Ihr Arbeitgeber oder Auftraggeber stellt Ihnen keinen Arbeitsplatz zur Verfügung
In diesem Fall bleibt Ihnen nur das Home-Office. Dann können Sie die Kosten dafür von der Steuer absetzen. Dazu gehören die Arbeitsmaterialien wie PC, Drucker und Laptop, Schreibtisch und Bürostuhl. Aber Vorsicht: Der PC darf dann auch wirklich nur für die Arbeit genutzt werden. Einen Gaming-PC würde ein Steuerprüfer also nicht akzeptieren, wenn Sie nicht belegen können, dass Sie ihn für die Arbeit brauchen.
Das Gleiche gilt für das Arbeitszimmer: Es muss ausschließlich der Arbeit dienen. Wenn aber auch eine Schlafcouch darin steht oder ein Fernseher, dann kann der Raum auch privat genutzt werden – und Sie dürfen den Raum nicht mehr steuerlich geltend machen.
Die Kosten für das Arbeitszimmer können Sie anteilig absetzen. Das bedeutet: Rechnen Sie aus, wie viel das Arbeitszimmer an der Gesamtwohnfläche ausmacht. Zum Beispiel ist Ihre Wohnung insgesamt 80 Quadratmeter groß, Ihr Arbeitszimmer 16 Quadratmeter? Dann beträgt der Anteil des Arbeitszimmers 20 Prozent der Gesamtmiete. So viel dürfen Sie bei der Steuer angeben. Diese 20 Prozent gelten dann übrigens auch für Strom, Heizung, Wasser, Hausratversicherung, Müllabfuhr und alles andere, was mit der Wohnung zusammenhängt.
Die Summe tragen Sie bei der Steuererklärung in die Anlage N unter „Werbungskosten“ ein. Insgesamt gilt ein Höchstbetrag von 1.250 Euro, den Sie pro Jahr maximal absetzen dürfen (Stand: April 2020).
Fall 2: Sie arbeiten nur zeitweise im Home-Office
Wann immer Ihr Arbeitgeber Ihnen einen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und Sie freiwillig von zu Hause aus arbeiten, gilt: Sie können die Kosten für das Home-Office nicht von der Steuer absetzen.
Home-Office wegen Corona: Was gilt?
Home-Office wegen Corona: Was gilt?
Ihr Arbeitgeber hat Sie wegen der Corona-Krise ins Home-Office geschickt? Dann stellt er Ihnen offiziell keinen Arbeitsplatz zur Verfügung. Und Sie können die Kosten in der Steuererklärung angeben, wenn Sie sich extra Arbeitsmaterialien gekauft haben. Speichern Sie zur Sicherheit das Schreiben oder die E-Mail, in der das Home-Office angeordnet wurde.
Aber auch hier gilt grundsätzlich: Die Kosten müssen Ihnen tatsächlich entstanden sein, und zwar ausschließlich im Zusammenhang mit der Arbeit. Ein Arbeitszimmer darf nicht privat genutzt werden.
