Reale Briefe auf digitalen Wegen

15.12.2011 | Redaktion Hanseatic Bank Magazin | Kategorie Allgemeines

Reale Briefe auf digitalen Wegen © Vladislav Kochelaevs-Fotolia.comDas Briefeschreiben ist aus der Mode gekommen. Dafür gibt es E-Mails. Im privaten Bereich mag das stimmen; für die Korrespondenz mit Behörden, Unternehmen und Institutionen ist der physische Brief immer noch unerlässlich. Er ist sicher, vertraulich, verbindlich und genießt häufig eine höhere Akzeptanz beim Empfänger als eine E-Mail. Briefportale im Internet verbinden in der sogenannten Hybridpost die unkomplizierte und schnelle Informationsübermittlung per E-Mail mit den bewährten Vorteilen des herkömmlichen Briefes.

Die Dienstleister im Internet ersetzen mit ein paar Mausklicks den Weg zum Briefkasten. Der Absender lädt entweder ein von ihm erstelltes Dokument hoch oder schreibt den Text in ein Online-Formular. Alle weiteren Schritte vom Druck bis zur Zustellung des klassischen physischen Briefes übernimmt der Portalbetreiber. Das ist bequem, weil unabhängig von Ort und Öffnungszeit und spart vor allem Zeit, bei der Wahl des richtigen Anbieters auch Geld. Besonders vorteilhaft ist das beim Versand vom oder ins Ausland. Die elektronische Zusendung erfolgt an die dem Empfänger am nächsten gelegene Poststelle und damit verkürzt sich die Laufzeit enorm.

Die Angebote unterscheiden sich erheblich in Preis und Leistung. Für einen Standardbrief bestehend aus einer schwarz-weiß bedruckten Seite zahlt der Kunde beispielsweise bei „Mail to Print“ 0,65 €. Bei „Pixelletter“ kostet dieselbe Leistung 1,39 €. Mengenabhängige Preisstaffelung und Rabatte sind meist möglich. „G-Mail“ versendet den Standardbrief kostenlos, wenn der Absender damit einverstanden ist, dass dem Brief ein ausgewählter Werbeprospekt beigefügt werden darf. Gezahlt werden kann per Kreditkarte, Paypal, Überweisung oder Lastschrift. Einige Portale arbeiten mit Guthabenkonten oder erfordern einen monatlichen Mindestverbrauch.

Die Angebote differieren u. a. hinsichtlich der verwendbaren Dateiformate, der Formatierungs- und Druckoptionen, der Bereitstellung kostenloser Vorlagen für z. B. Rechnungen, Mahnungen und nicht zuletzt hinsichtlich des Einlieferungszeitpunktes für die termingerechte Zustellung. Das Leistungsspektrum vieler Dienstleister (z. B. confidencepost, Briefdruckcentrum, E-Postbrief) umfasst ebenso Fax- oder Postkartenversand, Mailings, Serienbriefe, Ablage-und Archivierungsfunktionen oder den „echten“ Onlinebrief, d. h. die sichere elektronische Zustellung des Briefes an den Empfänger ohne physischen Papierdruck.

Online-Briefportale sind preiswerte und praktische Dienstleistungskonzepte. Sie sind so sicher wie Online-Banking, weil die Datenübertragung über die gleichen verschlüsselten Wege läuft. Der größte Nachteil für die Nutzer: rechtsverbindliche Erklärungen wie Anträge oder Verträge können so nicht versandt werden, weil der Absender sein Dokument nicht unterschreiben und der Empfänger den Erhalt der E-Mail abstreiten kann. Erst wenn auch in der elektronischen Welt eine verbindliche, vertrauliche und verlässliche Schriftkommunikation möglich ist, lassen sich die Vorteile und Einsparpotenziale des Online-Postmanagements (Zeit, Material, Kosten) ausschöpfen.
Mit dem am 3. 5. 2011 in Kraft getretenen De-Mail-Gesetz hat der Gesetzgeber einen einheitlichen rechtlichen Rahmen und damit erste Voraussetzungen für die digitale Kommunikation geschaffen. Ziel ist es, geschäftlichen oder behördlichen Schriftverkehr, der bisher aus rechtlichen oder sicherheitstechnischen Gründen den Postweg erforderte, vollständig elektronisch zu erledigen.

Um Dokumente und Nachrichten verbindlich und vertraulich über das Internet versenden zu können, müssen die Identität der Kommunikationspartner sowie die Zustellung der De-Mails nachgewiesen werden. Diesen Dienst dürfen nur akkreditierte Unternehmen anbieten, die die hohen Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität und Datenschutz erfüllen und durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auf die Einhaltung der definierten Verschlüsselungs- und Speicherstandards überprüft wurden. Für die Eröffnung eines De-Mail-Kontos müssen sich Nutzer über das Post-Ident-Verfahren bzw. die Vorlage entsprechender persönlicher Dokumente beim akkreditierten Anbieter (United Internet mit GMX und WEB.DE, Mentana Claimsoft, Deutsche Telekom AG und Deutsche Post AG wollen sich zertifizieren lassen.) identifizieren. Dem Benutzerkonto wird dann eine E-Mail-Adresse zugeordnet. Der Nutzer kann sich Versand, Eingang und Abholung verschickter Nachrichten ähnlich wie beim klassischen Einschreiben qualifiziert bestätigen lassen, so dass er rechtsverbindlich nachweisen kann, dass z. B. ein Antrag an eine Behörde fristgerecht eingegangen ist.

Andere Rechtsgeschäfte, für die die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, können auch weiterhin nur auf Papier und von Hand unterschrieben abgewickelt werden. Der Versand einer De-Mail allein reicht dafür nicht aus.

Schlagwörter: De-Mail, Hybridbrief, Hybridpost, Onlinebrief

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